„Kiedy koń padł, zsiądź.” Stare przysłowie Dakotów odnosi się również do zarządzania czasem. Czy kiedykolwiek byłeś sfrustrowany, że klasyczne porady dotyczące zarządzania czasem nie działają w twoim przypadku? Spróbuj odwrócić je o 180 stopni. Być może dzięki temu w końcu zrobisz wszystko, co zaplanowałeś.

Zrobić, czy zostawić?

Klasyczna wskazówka: użyj listy rzeczy do zrobienia, aby mieć łatwy wgląd w czekające na ciebie zadania.
Problem: zazwyczaj lista zawiera zbyt wiele punktów. Pod koniec dnia jesteś sfrustrowany, ponieważ nie udało ci się zrobić wszystkiego lub dlatego, że przeoczyłeś coś ważnego.

Nasza rada: stwórz listę rzeczy, których absolutnie nie możesz zrobić. Umieść na swojej negatywnej liście wszystko, co znajduje się w kategorii „mam na to ochotę, ale nie jest to ważne”. Przykłady: wymień potencjalnych klientów, do których nie ma sensu dzwonić akurat dzisiaj. Daje to więcej czasu na ważniejsze działania. Zapisz, które z zaplanowanych działań nie przyczynią się pozytywnie do miłego spędzenia czasu podczas weekendu (np. przygotowanie 3-daniowego obiadu, może lepiej zrobić po prostu pełne jedno danie). Wtedy znajdziesz czas na uprawianie sportu, pomimo spotkania w piątek wieczorem.

Dokładne planowanie czy szerokie ramy czasowe?

Klasyczna wskazówka: zarezerwuj wystarczająco dużo czasu w kalendarzu dla każdego indywidualnego zadania.
Problem: im mniej rutynowych zadań masz, tym trudniej jest oszacować ile czasu potrzebujesz. Jeśli twój dzień jest starannie zaplanowany, ryzykujesz, że pozostawisz zadania w połowie lub przewrócisz cały harmonogram do góry nogami.

Nasza rada: podziel swój dzień na 2 do 4 dłuższych okresów (np. po prostu poranek i popołudnie). Każdej z tych sekcji nadaj nagłówek (np. Zarządzanie projektami) albo nazwij czynność („Komunikacja”). Zacznij od najważniejszego zadania. Nawet jeśli trwa ono dłużej niż oczekiwałeś, będziesz w stanie je dokończyć.

Najpierw to, co nieprzyjemne czy to, co proste?

Klasyczna wskazówka: rozpocznij dzień pracy od najbardziej nieprzyjemnego zadania, aby jak najszybciej mieć je z głowy.
Problem: nieprzyjemne zadania mogą być ekstremalnie energochłonne. Jeśli rano zaczniesz rozmowę z trudnym kolegą, może to popsuć twój nastrój na cały dzień. Przy okazji, ta wskazówka musiała być wymyślona przez skowronka, ponieważ sowa nigdy nie wpadnie na pomysł rozwiązania jakiegoś trudnego problemu z samego rana.

Nasza rada: zacznij od czegoś, co uważasz za łatwe. To może być rutynowe zadanie. Opróżnij skrzynkę odbiorczą poczty elektronicznej lub przejrzyj wiadomości branżowe. Możesz też zrobić coś, co lubisz – przedyskutuj coś z kimś, z kim dobrze się dogadujesz, albo zróbcie burzę mózgów, zbierając pomysły na nowy projekt. To zainspiruje cię do uporania się z trudniejszymi zadaniami.

Teraz, czy później?

Klasyczna wskazówka: większe zadania należy wykonywać jak najwcześniej, aby można je było zakończyć na czas i bez presji.
Problem: w zespołach zadania są automatycznie przypisywane do osoby, która je wykonuje. Jeśli przyjmiesz postawę „co masz zrobić jutro, zrób dziś”, to liczba przydzielanych ci zadań będzie stale rosnąć.

Nasza rada: naucz się zostawiać pracę, by „wolny wieczór” i „odpoczynek” nie były tylko pustymi wyrażeniami. Idź wieczorem pobiegać, nawet jeśli o 18:00 wyląduje u ciebie na biurku jakiś nowy dokument. Przenieś zakupy na następny weekend i ciesz się kwietniowym popołudniem, czytając na kanapie ulubiony magazyn.

Ważne! Nie jesteś w stanie zmienić swoich nawyków? Od czasu do czasu przynajmniej udawaj, że nie zrobiłeś czegoś od razu. Jeśli twój kolega nie potrzebuje dokumentów na następny dzień, zostaw je u siebie na kolejne 1 lub 2 dni – nawet jeśli zająłeś się nimi od razu.

Rozproszenie uwagi, czy priorytety?

Klasyczna wskazówka: wyłącz powiadomienia e-mail, by poczta nie rozpraszała cię w trakcie pracy. Problem: w wielu zawodach praca polega zasadniczo na komunikacji – zwłaszcza za pośrednictwem poczty elektronicznej. Jeśli sprawdzasz pocztę nieregularnie, możesz przeoczyć ważne informacje i spowolnić ich przepływ.

Nasza rada: niech priorytetem będzie komunikacja. Aby to osiągnąć, w ciągu najbliższych kilku tygodni zmniejsz liczbę otrzymywanych maili. Usuń się z wszystkich list mailingowych, które nie są istotne dla twojej pracy. Zastąp nieefektywną wymianę maili rozmowami telefonicznymi lub spotkaniami. Jeśli na pozostałe wiadomości będziesz odpowiadać szybko i sprawnie, zaczniesz być postrzegany jako profesjonalista.