Sprytna lista! Jak zostać panem swego czasu

Zapomnij o „Nie zapomnę!”. Skutecznie odciążysz się, zapisując wszystko, co masz do zrobienia. Nie wpisuj „zakupy”, ale spisz wszystkie sklepy, do których chcesz pójść (lista zakupów powinna znaleźć się na osobnej kartce).

Nasza wskazówka: Spisz wszystko dzień wcześniej, ale nie bezpośrednio przed pójściem spać. W przeciwnym razie będziesz za dużo o tym myśleć i istnieje ryzyko, że nie będziesz mógł zasnąć.  

Myślisz pewnie, że niektórych czynności nie trzeba wpisywać. Oczywiście za każdym razem, gdy wchodzisz do łazienki, widzisz jak w pojemniku na pranie rośnie sterta brudnych ubrań. Podobnie jest z zajęciami, które odbywają się co tydzień, np. czwartkowe zajęcia fitness, które są już rutyną. Ale aby nie przepełniać listy obowiązków, tylko realistycznie gospodarować swoim czasem, muszą znaleźć się na niej również czynności, które są oczywiste.

Nasza wskazówka: Podczas wykonywania codziennych czynności (np. przygotowywania posiłków) zastanów się, czy nie ma w nich nic „niecodziennego” i czy w związku z tym nie zajmą ci więcej czasu – na przykład przygotowanie posiłku dla dużej liczby gości.  

Zapisz dokładnie co jest do zrobienia. Zamiast „Urodziny mamy!”, zapisz: „1. Zadzwonić do mamy, złożyć jej życzenia. 2. Zadzwonić do brata, uzgodnić jaki damy mamie prezent. 3. Kupić prezent w internecie.” Jeśli nie możesz od razu dokonać zakupu prezentu, ten punkt znajdzie się na liście rezerwowej (patrz niżej).

Nasza wskazówka: Przy większych zadaniach zanotuj pierwszy, konkretny krok. Jeśli chcesz pomalować pokój, niech będzie to np. „przygotowanie do malowania”. W ten sposób będziesz bardziej zmotywowany.   

To jest pytanie, które decyduje o efektywności zarządzania czasem. Oprócz wypisania obowiązków, napisz również, ile czasu ci ono zajmie lub ile chciałbyś poświęcić na jego wykonanie. Dodaj godziny i zaplanuj odpowiedni bufor czasowy na nieprzewidziane zdarzenia. Zastanów się, czy rzeczywiście się wyrobisz. Jeśli nie, natychmiast usuń z listy kilka innych punktów.

Nasza wskazówka: Jeśli masz tendencję do podejmowania zbyt dużej liczby zadań, w ramach próby zmniejsz je do absolutnego minimum na jeden dzień. Być może doświadczysz tego cudownego uczucia, gdy wszystko uda ci się zrobić przed południem? Ciesz się nim!   

Nie wpisuj automatycznie na listę tysiąca „superważnych” albo „megapilnych” rzeczy. Zastanów się: „Czy rzeczywiście są ważne? Co mi dadzą – dzisiaj, w przyszłym tygodniu, za rok?” Sprawdź jak skuteczne są twoje działania: w pracy mało kto otwiera wysyłane przez ciebie protokoły? Więc nie musisz już dziś pisać go z taką zażartą skwapliwością.

Nasza wskazówka: Jeśli ograniczysz swoją listę zadań do rzeczy, które robisz danego dnia to zaoszczędzisz sobie kłopotów z określeniem priorytetów. Niekoniecznie musisz planować dzień w myśl zasady „najważniejsze na początku”, czasem lepiej być elastycznym. Kiedy masz wystarczająco dużo czasu na wykonanie dłuższego zadania? O jakiej porze dnia najłatwiej ci się skoncentrować?  

W zarządzaniu czasem odnosi się ona do wszystkich zadań rezerwowych, czyli wszystkiego, czego nie musisz robić tu i teraz. Taka lista odciąża pamięć i stanowi podstawę planowania najbliższych dni.

Nasza wskazówka: Jeśli wolisz robić wszystko od razu, często odkładasz to, co rzeczywiście jest do zrobienia. Przyzwyczaj się, że zapisujesz nowe zadania, a następnie wybierasz pomiędzy czynnościami z listy rezerwowej, a nowymi rzeczami do zrobienia. Bądź twardy w stosunku do siebie i do aktualnej listy dopisuj kolejne punkty tylko wtedy, gdy coś zniknie z listy rezerwowej.  

Nawet jeśli pod koniec dnia nie odhaczyłeś jeszcze niektórych punktów, powinieneś zacząć nowy dzień od nowej listy.

Nasza wskazówka: Nie przekładaj automatycznie wszystkich niedokończonych zadań z poprzedniego dnia, ale przejrzyj każde po kolei. Zastanów się dlaczego nie udało się go wykonać. Wyciągnij z tego wnioski. Kolejnego dnia jako pierwszą musisz wykonać czynność, na którą zupełnie nie masz ochoty. Całkowicie wykreśl nieistotne rzeczy.