Niestety nie możemy rozciągnąć czasu. Ale dzięki poniższym sztuczkom można lepiej wykorzystać swój dzień w pracy.

1. Odkładaj na później

A przynajmniej w zakresie komunikacji elektronicznej. Jeśli przeczytałeś wiadomość e-mail, często warto od razu na nią odpowiedzieć. Ale jeśli zrobisz to natychmiast, istnieje ryzyko, że wpadniesz w wir błyskawicznych odpowiedzi. Po chwili otrzymasz więc odpowiedź od tego samego nadawcy z nowymi pytaniami, informacjami i zleceniami. Jeśli nie ma potrzeby pilnej odpowiedzi, możesz zostawić to na później. W niektórych programach możesz nawet zaplanować późniejsze wysłanie wiadomości.

2. Przynajmniej raz dziennie powiedz „nie”

„Nie, nie znam tego kolegi na tyle dobrze, by wygłosić mowę, gdy będzie odchodził z pracy”. – „Nie, na pewno nie będę rozmawiać z tą koleżanką przy całym dziale”. Nie wystarczy obliczyć, czy masz na to wszystko czas. Chodzi przede wszystkim o to, ile energii będziesz musiał w to włożyć. Możesz odmówić takim złodziejom energii – przyjaźnie, ale stanowczo i bez poczucia winy.

3. Stwórz innym listę rzeczy do zrobienia

Aby zorientować się w swoich obowiązkach, wiele osób tworzy listy rzeczy do zrobienia na kolejny dzień. Czy pamiętasz jednak, czego danego dnia oczekujesz od innych? Potwierdzenie terminu, przekazanie informacji, wyniki, dostawa, pomoc w projekcie? Spisz wszystko i konsekwentnie odhaczaj to, co już załatwiliście. Jeśli na coś czekasz (bo nie lubisz wywierać presji na innych), to automatycznie sygnalizujesz, że nie trzeba być punktualnym i precyzyjnym.

4. Zapisuj, co chcesz dziś osiągnąć

Nie to, co chcesz dzisiaj zrobić (zadzwoń do kontrahenta, uzyskanie zielonego światła od szefa), ale to, jakie efekty powinieneś mieć pod koniec dnia. Na przykład: „broszury wysłane do drukarni, gotowe do druku”. Ułatwia to ustalenie właściwych priorytetów wśród zadań do wykonania.

5. Stosuj zasadę 2 minut

Zadania, które zajmują mniej niż 2 minuty, należy wykonać natychmiast – doradza specjalista ds. efektywności David Allen. Zazwyczaj są to: odpowiadanie na krótkie maile, umówienie spotkania, złożenie dokumentu, wymiana wkładu do drukarki... Dlaczego 2 minuty? To, co trwa dłużej, odwodzi twoją uwagę od aktualnego zadania. Jeśli przerwiesz na krótką chwilę, możesz z powrotem wrócić do działania. Wiele telefonów można również ograniczyć do 2 minut. Uzgodnij z kolegami, z którymi jesteś w stałym kontakcie, że w interesie obu stron leży jak najszybsze załatwianie spraw i powstrzymanie się od przedłużania rozmowy.

6. Zamykaj drzwi

Dosłownie: wyślij wyraźny sygnał, jeśli nie chcesz, by ci przeszkadzano. Szanuj również to, że ktoś nie chce, by mu przeszkadzano. Ale i w przenośni: podejmuj decyzje, nawet jeśli oznacza to zamknięcie pewnych drzwi. Jeśli wszystkie drogi będą dostępne, nigdy nie zdecydujesz się, którą wybrać.

7. Przeliczaj czas na pieniądz

Oblicz: ile kosztuje twojego pracodawcę sporządzenie dokładnego protokołu, posortowanie plików w komputerze, wzięcie udziału w szkoleniu? Twoim zdaniem efekt końcowy jest wart swojej ceny? Zastanów się, jak możesz lepiej wykorzystać swój budżet czasowy?

8. Ustal punkt końcowy

Prawo Parkinsona (nazwane na cześć brytyjskiego socjologa Cyrila Northcote Parkinsona) mówi, że im więcej czasu masz do dyspozycji, tym więcej zajmuje wykonanie zadania. Nigdy nie rozpoczynaj pracy, bez realistycznego oszacowania potrzeb czasowych.

9. Nie narzekaj na brak czasu

Zamiast lamentować nad pracą z kolegami, weź się do roboty. Niech wyniki mówią same za siebie. Boisz się, że twoja wydajność spowoduje, że będziesz miał jeszcze więcej na głowie? Spisuj ile czasu pracy kosztuje cię każda czynność. W następnej rundzie rozdzielania zleceń będzie to twoja podstawa do uargumentowania swoich wyborów przed szefem i kolegami.

10. Zaplanuj dystrybucję energii w ciągu dnia

Przejdź do listy rzeczy do zrobienia: czy jest na niej coś, co daje ci radość i energię do działania? Jeśli tak, to w żadnym wypadku nie należy pomijać tego punktu. Jeśli nie, dodaj taką czynność – jazda na rowerze, zamówienie nowego towaru do firmy, odebranie partnera z pracy w ramach niespodzianki lub sprawienie sobie małej przyjemności (założenie nowych butów, zamówienie pizzy).