Wszyscy znamy tradycję wiosennych porządków – czyścimy wszystko, wyrzucamy niepotrzebne sprzęty. To jest niezwykle motywujące i dodaje energii oraz uwalnia miejsce na nowe rzeczy. Tak samo systematycznie należy „wietrzyć” nasze stare nawyki, przyzwyczajenia i projekty!
Sięgnąć głębiej, nie tylko odkurzyć
Robienie porządków stanie się bardzo proste, jeżeli będziemy przestrzegać zasady „systematycznego wywozu śmieci” sformułowanej przez szwajcarskiego doradcę ds. zarządzania przedsiębiorstwem, prof. Dra. Fredmunda Malika. Zasadnicza kwestia brzmi: „Spośród wszystkich zadań, jakie wykonujemy, zastanówmy się, którego nie podjęlibyśmy się już nigdy więcej, gdyby nie to, że już to robimy”.
Sprzeciwić się sile przyzwyczajenia
To znaczy - w odniesieniu do naszych projektów - zanim zaczniemy się zastanawiać nad tym, jak zredukować koszty projektu XY lub skrócić czas jego wykonania, zadajmy sobie pytanie, czy ma on w ogóle sens.
Oczywiście, gdy robimy coś o 50 proc. szybciej lub taniej, to duży postęp. Jeżeli jednak chodzi tu o projekt, z którego już dawno powinniśmy zrezygnować, to ponosimy wtedy do 100 proc. źle zainwestowanego czasu i kosztów.
Rzut oka z perspektywy przyszłości
Wyjdźmy z myślenia o przeszłości („Zawsze tak przecież robiliśmy”) i rzućmy możliwie neutralne spojrzenie na teraźniejszość. Pomoże przy tym zwrot o 180o. Przejdźmy myślami w przyszłość (do miejsca, do którego dążymy) i z tamtej perspektywy przyjrzyjmy się naszym obecnym dokonaniom.
Skreślmy lub uprośćmy zadania i procesy
Weźmy nasze projekty pod lupę i spójrzmy na nie krytycznie. Zastanówmy się, czy czas poświęcony na pracę nad nimi jest tego wart i, odpowiednio, gdzie możemy sobie go oszczędzić. Do analizy użyjmy poniższych pytań:
o Które zadania najbardziej przybliżają mnie do najważniejszego dla mnie celu? Czy nadałem im priorytety i czy są one przejrzyste – zarówno w zakresie czasu jaki i jakości?
o Które z tych zadań wykonuję z czystego przyzwyczajenia? Co można wykreślić, przekazać komuś lub uprościć?
o Jakie procesy administracyjne związane z zarządzaniem są zbędne?
o Które procesy są uciążliwe i czasochłonne i można przyspieszyć ich realizację dzięki ich uproszczeniu?
o Co odbywa się tylko dlatego, że „tak robiliśmy zawsze” jak na przykład narady, sposoby rozwiązania problemu, podział kompetencji i ogólnie wszystkie procesy związane z zarządzaniem?
Testujmy przydatność produktów pod kątem przyszłości
Będąc przedsiębiorcą, należy postawić te same pytania w kontekście produktów względnie usług, które oferujemy.
Do analizy użyjmy następujących pytań:
o W czym jestem szczególnie dobry, w czym mniej?
o Skąd czerpię największy zysk? Czy są usługi, które dają mały zysk, albo nie dają go wcale, a wykonuję je z przyzwyczajenia?
o Czy mogę teraz już przewidzieć, że konkretne usługi lub sposób, w jaki je wykonuję, nie mają zapewnionej przyszłości?
o Jakich dobrych pomysłów i innowacji nie mogłem nigdy realizować, ponieważ brakowało mi pieniędzy i pracowników? I jak mogę – rezygnując z tego, co robię zawsze – pozyskać pracowników do tych zadań?
3 filary „systematycznego wywozu śmieci”
Naturalnie, nie da się zmienić życia i pokierować przyszłością dzięki jednorazowej akcji. Dlatego ważne jest, aby stworzyć z tego zadanie ciągłe i pracować nad usprawnieniami systematycznie i stale.
1. Czas: kiedy zacząć?
Najlepiej od razu! W zależności od ilości zmniejszanych zajęć zarezerwujmy sobie kilka godzin lub dni na analizy i poszukiwanie rozwiązań.
2. Systematyka: jak podejść do problemu?
Ważne jest, żeby przeszukać wszystkie obszary w poszukiwaniu zbędnych procesów. Systematyczne postępowanie gwarantuje nam, że nie skupimy się jedynie na punktach zapalnych, ale zajrzymy też do takich kątów, gdzie nawyki zapewniły sobie spokojny byt.
3. Ciągłość: regularna weryfikacja
Stwórzmy ze strategii usprawniania zadanie długoterminowe – wszak rynek, środki produkcji, wyposażenie stanowisk pracy i technika produkcji ciągle się zmieniają. Najlepiej ustalmy sobie raz albo dwa razy w roku stały termin „weryfikacji usprawnień”.
A tak funkcjonuje to najlepiej:
Naszkicujmy hasłowo istotne procesy w naszym przedsiębiorstwie, na przykład „ Cały przebieg procesu - od zamówienia do wysyłki”.
Rozdzielmy proces na pojedyncze odcinki („Przyjęcie zamówienia, produkcja, dostawa”) i te podzielmy znowu na szczegóły.
Sprawdźmy: co jest zbędne, co można uprościć? Gdzie mamy skomplikowane lub tradycyjne struktury i procesy odpowiedzialne za nieefektywność?
Zaplanujmy realizację: dla każdego usprawnienia ustalamy ramy czasowe – odpowiednio w następującym porządku od najważniejszych:
o Cele krótkoterminowe: natychmiast, do 14 dni.
o Cele średnioterminowe: 3 do 8 tygodni.
o Cele długoterminowe: 2 do 12 miesięcy.
o Cele przyszłościowe: w ciągu następnych lat.
Określmy następnie – o ile to możliwe – konkretne działania i terminy, łącznie z ustaleniem, kiedy dana akcja ma zostać zakończona.
/WiedzaiPraktyka
/wip